Проверка Роструда: какие 5 документов по охране труда запросят в первую очередь и как их подготовить за неделю

Внеплановая проверка Государственной инспекции труда (Роструд) для многих руководителей и специалистов по охране труда — это стресс и аврал по поиску и подготовке «тонны бумаг». Стандартный совет — «приведите все в порядок» — бесполезен, когда время измеряется днями. Настоящая подготовка — это не паника, а система. Система, построенная не на интуиции, а на чётком понимании, какие именно документы и почему контролёры запросят в первую очередь. Эти документы — не случайный набор, а прямое отражение обязательных требований Трудового кодекса и подзаконных актов. Понимая эту логику, вы сможете не просто собрать папки, а уверенно продемонстрировать, что система охраны труда на вашем предприятии работает в правовом поле. Вот 5 ключевых документов, с которых начнёт проверка, и алгоритм их приведения в порядок за одну рабочую неделю. День 1–2: Фундамент — Положение о системе управления охраной труда (СУОТ) Это первый и главный документ, который попросит инспектор. Он показывает, есть ли на предприятии системный подход к охране труда или это набор разрозненных действий. · Что это и почему его спросят: Согласно статье 212 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан обеспечить «создание и функционирование системы управления охраной труда». Положение о СУОТ — это локальный нормативный акт, который описывает, как эта система устроена именно в вашей организации: цели, политику, распределение ответственности, процедуры. · Что проверяют: Инспектор смотрит не на объём, а на соответствие Типовому положению о СУОТ, утверждённому Приказом Минтруда России № 976н. Проверят наличие всех обязательных разделов, актуальность, утверждение руководителем и ознакомление с документом ответственных лиц. · Как подготовить за 2 дня: 1. Найдите последнюю редакцию Приказа Минтруда № 976н. Сверьте структуру и содержание вашего Положения с типовыми требованиями. 2. Убедитесь, что в документе указаны конкретные должности и фамилии ответственных, а не просто «руководитель подразделения». 3. Проверьте дату утверждения и наличие листа ознакомления для всех упомянутых в Положении сотрудников. День 3: Доказательства обучения — Протоколы проверки знаний требований охраны труда и удостоверения Это «пул» документов, доказывающий, что работники (и вы сами) прошли обязательное обучение. Их отсутствие — гарантированный штраф. · Что это и почему их спросят: Статья 225 ТК РФ и Порядок обучения по охране труда (утверждён Приказом Минтруда и Минобразования № 1/29) строго регламентируют, кто, как и с какой периодичностью должен обучаться. · Что проверяют: · Для руководителей и специалистов — протоколы проверки знаний и выданные удостоверения (срок действия — 3 года). · Для рабочих — протоколы проверки знаний (или журналы инструктажей на рабочем месте) с подписями. · Соответствие состава комиссии по проверке знаний требованиям (не менее 3 человек, прошедших обучение в учебном центре). · Как подготовить за 1 день: 1. Составьте списки: а) руководителей/специалистов, б) членов комиссии по проверке знаний, в) рабочих, занятых на работах с повышенной опасностью. 2. Проверьте сроки действия удостоверений (3 года с даты обучения). Найдите «просроченные» — это первоочередной риск. 3. Соберите все действующие протоколы заседаний комиссии по проверке знаний. Проверьте их на соответствие типовой форме из Приложения №1 к Приказу 1/29. День 4: Программа действий — План мероприятий по охране труда Этот документ показывает, что охрана труда — это не формальность, а планируемый и финансируемый процесс. · Что это и почему его спросят: Статья 226 ТК РФ предписывает работодателю «обеспечивать финансирование мероприятий по улучшению условий и охраны труда». План — это инструмент исполнения данной обязанности. · Что проверяют: Наличие плана, утверждённого руководителем. Его реалистичность: мероприятия, сроки, ответственные, смета расходов (или источник финансирования). Особое внимание — к мероприятиям, направленным на выполнение предписаний контролирующих органов и результатов специальной оценки условий труда (СОУТ). · Как подготовить за 1 день: 1. Если плана нет, сформируйте его на текущий год. Включите обязательные пункты: проведение СОУТ (если подошел срок), медосмотров, инструктажей, закупку СИЗ, спецоценку. 2. Если план есть, соберите документы, подтверждающие его выполнение: акты выполненных работ, накладные на закупку СИЗ, договоры с аккредитованными организациями. 3. Убедитесь, что в плане стоят подписи утверждения и ознакомления. День 5: Инструкции для каждого — Инструкции по охране труда для профессий и видов работ Это рабочий инструмент, который должен быть у каждого сотрудника на его рабочем месте. Их отсутствие нарушает право работника на получение достоверной информации об условиях труда. · Что это и почему их спросят: Требование статьи 212 ТК РФ — работодатель обязан разработать и утвердить инструкции по охране труда для каждой профессии и вида выполняемой работы. · Что проверяют: Наличие инструкций, их утверждение, дату пересмотра (не реже 1 раза в 5 лет), соответствие типовым межотраслевым или отраслевым инструкциям. Обязательно проверят факт ознакомления сотрудников под роспись. · Как подготовить за 1 день: 1. Проведите инвентаризацию: сверьте штатное расписание со списком имеющихся инструкций. Отсутствующие — в приоритет. 2. Проверьте даты утверждения. Если инструкции старше 5 лет, необходимо их пересмотреть и переутвердить. 3. Подготовьте журналы или листы ознакомления с инструкциями. В день проверки они должны быть под рукой. День 6–7: Учёт и анализ — Журналы регистрации инструктажей на рабочем месте (вводный, первичный, повторный) Эти журналы — прямое доказательство того, что вы ежедневно исполняете одну из ключевых обязанностей работодателя: инструктируете и обучаете работников безопасным методам работы. · Что это и почему их спросят: Это прямое требование Порядка обучения 1/29. Проверка покажет, проводится ли регулярная работа по недопущению травматизма или инструктажи — лишь «галочка» в документах. · Что проверяют: Наличие журналов установленной формы. Полноту и своевременность заполнения: даты, темы, продолжительность, подписи инструктируемого и инструктирующего. Особенно тщательно проверят инструктажи для вновь принятых работников и при допуске к работам повышенной опасности. · Как подготовить за 2 дня: 1. Соберите все журналы (вводного, первичного, повторного, внепланового, целевого инструктажей). 2. Проведите выборочную сверку: возьмите несколько сотрудников из разных подразделений и проверьте, есть ли записи об их инструктажах с нужной периодичностью. 3. Приведите журналы в порядок: аккуратно заполните незаконченные записи (если это возможно без нарушения достоверности), проверьте подписи. Помните: пустые журналы или журналы, заполненные одной рукой, — яркий сигнал о нарушении. Заключение: От бумаг — к системе, от страха — к уверенности Пять дней, пять документов. Эта схема — не магия, а практическое применение знаний о нормативной базе. Страх перед проверкой возникает от непонимания: «А что именно у меня спросят?». Когда вы знаете, что Положение о СУОТ нужно, потому что этого требует статья 212 ТК, а протоколы — потому что этого требует Приказ 1/29, вы перестаёте реагировать, а начинаете управлять процессом. Однако настоящая подготовка не начинается за неделю до проверки. Она начинается с глубокого понимания, как эти разрозненные приказы, постановления, типовые положения и статьи кодексов связаны в единую систему охраны труда. Именно этому — системному пониманию, а не заучиванию шаблонов — мы учим на наших курсах. Мы не даём вам просто 50 образцов документов. Мы учим вас «читать» законодательство: видеть, как требование Трудового кодекса порождает необходимость в Приказе Минтруда, который, в свою очередь, диктует форму конкретного журнала или протокола в вашей организации. Вы научитесь не тратить дни на поиск «того самого образца», а за минуты находить ответ на вопрос: «Какой нормативный акт регулирует эту ситуацию и какие документы он требует?» Вы перестанете бояться проверок, потому что будете знать, что каждое действие и каждый документ в вашей компании имеют под собой прочное правовое основание. Начните строить свою систему охраны труда на знании, а не на догадках.